تعریف چرخه حسابداری: زمان بندی و نحوه عملکرد آن

چرخه حسابداری چیست؟

چرخه حسابداری فرآیند جمعی شناسایی، تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای حسابداری یک شرکت است. این یک فرآیند 8 مرحله‌ای استاندارد است که از زمان وقوع معامله آغاز می‌شود و با درج آن در صورت‌های مالی و بسته شدن دفاتر به پایان می‌رسد.مراحل کلیدی در چرخه حسابداری هشت مرحله ای شامل ثبت ورودی های مجله، ارسال به دفتر کل، محاسبه مانده های آزمایشی، ایجاد تعدیل ثبت و ایجاد صورت های مالی است.

نکته های کلیدی

1. چرخه حسابداری فرآیندی است که برای تسهیل حسابداری مالی فعالیت های تجاری برای صاحبان مشاغل طراحی شده است.

2. اولین گام در چرخه حسابداری هشت مرحله ای، ثبت تراکنش ها با استفاده از مدخل های مجله است.

3. هشتمین و آخرین مرحله، بسته شدن دفاتر پس از تهیه صورت های مالی است.

4. چرخه حسابداری معمولاً شامل یک سال یا سایر دوره های حسابداری است.

5. نرم افزار حسابداری امروزه بیشتر چرخه حسابداری را خودکار می کند.

چرخه حسابداری چگونه کار می کند

چرخه حسابداری مجموعه ای روشمند از قوانین است که می تواند به اطمینان از صحت و انطباق صورت های مالی کمک کند. سیستم های حسابداری کامپیوتری و فرآیند یکنواخت چرخه حسابداری به کاهش خطاهای ریاضی کمک کرده است.امروزه اکثر نرم افزارها چرخه حسابداری را به طور کامل خودکار می کنند که منجر به تلاش کمتر انسانی و خطاهای مرتبط با پردازش دستی می شود.

مراحل چرخه حسابداری

• شناسایی تراکنش ها: یک سازمان چرخه حسابداری خود را با شناسایی آن دسته از معاملاتی که شامل یک رویداد حسابداری است، آغاز می کند. این می تواند فروش، بازپرداخت، پرداخت به فروشنده و غیره باشد.
• ثبت تراکنش ها در یک ژورنال: در مرحله بعدی ثبت تراکنش ها با استفاده از مدخل های مجله می آید. ورودی ها بر اساس دریافت فاکتور، شناسایی فروش یا تکمیل سایر رویدادهای اقتصادی است.
• ارسال: هنگامی که تراکنش به عنوان یک مدخل مجله ثبت شد، باید به حسابی در دفتر کل ارسال شود. دفتر کل خلاصه ای از تمام فعالیت های حسابداری را بر اساس حساب ارائه می کند.
• موجودی آزمایشی تعدیل نشده: پس از اینکه شرکت ورودی های ژورنالی را به حساب های دفتر کل منفرد ارسال کرد، تراز آزمایشی تعدیل نشده تهیه می شود. تراز آزمایشی تضمین می کند که کل بدهی ها برابر با کل اعتبارات در سوابق مالی است.
• کاربرگ: مرحله پنجم ایجاد و تجزیه و تحلیل یک کاربرگ از بدهی ها و اعتبارات برای شناسایی ورودی های تنظیمی لازم، در صورت وجود مغایرت است.
• شناسایی تراکنش ها: یک سازمان چرخه حسابداری خود را با شناسایی آن دسته از مواردی که شامل یک رویداد حسابداری است، آغاز می شود. این می تواند، بازپرداخت، پرداخت به فروشنده و غیره باشد.
• ثبت تراکنش ها در یک ژورنال: در مرحله بعدی ثبت تراکنش ها با استفاده از مدخل های مجله می آید. ورودی ها برای دریافت فاکتور اقتصادی، شناسایی فروش یا تکمیل سایر رویدادهای است.
• ارسال: زمانی که تراکنش به عنوان یک مدخل مجله ثبت شد، باید به حسابی در دفتر کل ارسال شود. دفتر کل خلاصه ای از تمام فعالیت های حسابداری را بر اساس حساب ارائه می کند.
• موجودی آزمایشی تعدیل نشده: پس از اینکه شرکت ورودی های ژورنالی را به حساب های دفتر کل منفرد ارسال کرد، تراز آزمایشی تهیه نمی شود. تراز آزمایشی تضمین می کند که کل بدهی ها برابر با کل اعتبارات در سوابق مالی است.
• کاربرگ: مرحله پنجم ایجاد و تجزیه و تحلیل و تحلیل یک بدهی ها و اعتبارات برای شناسایی ورودی های تنظیمی لازم، در صورت وجود مغایرت است.
• چرخه حسابداری توسط اکثر مشاغل استفاده می شود، اما نه همه. شرکت های انفرادی، سایر مشاغل کوچک و کارآفرینان ممکن است از آن پیروی نکنند.

زمان بندی چرخه حسابداری

چرخه حسابداری در یک دوره حسابداری، یعنی زمانی که صورت های مالی تهیه می شود، شروع و تکمیل می شود. دوره های حسابداری متفاوت است و به عوامل مختلفی بستگی دارد. با این حال، رایج ترین نوع دوره حسابداری، دوره سالانه است.در طول چرخه حسابداری، بسیاری از معاملات رخ می دهد و ثبت می شود. در پایان سال مالی، صورت‌های مالی تهیه می‌شود (و اغلب طبق مقررات دولت الزامی است).

به عنوان مثال، واحدهای دولتی ملزم به ارائه صورت های مالی در تاریخ های معین هستند. همه شرکت‌های دولتی که در ایالات متحده تجارت می‌کنند، موظفند اظهارنامه‌های ثبت، گزارش‌های دوره‌ای و سایر اشکال را به کمیسیون بورس و اوراق بهادار ایالات متحده ارسال کنند. بنابراین، چرخه های حسابداری آنها با تاریخ های مورد نیاز گزارش گره خورده است.

چرخه حسابداری در مقابل چرخه بودجه

چرخه حسابداری با چرخه بودجه متفاوت است. چرخه حسابداری بر روی رویدادهای تاریخی تمرکز می کند و تضمین می کند که تراکنش های مالی انجام شده به درستی گزارش می شوند.از طرف دیگر، چرخه بودجه به عملکرد عملیاتی آتی و برنامه ریزی برای معاملات آتی مربوط می شود. چرخه حسابداری به تولید اطلاعات برای کاربران خارجی کمک می کند، در حالی که چرخه بودجه عمدتاً برای اهداف مدیریت داخلی استفاده می شود.

چرا چرخه حسابداری مهم است؟

این مهم است زیرا می تواند به اطمینان حاصل شود که تراکنش های مالی که در طول یک دوره حسابداری اتفاق می افتد، به طور دقیق و مناسب ثبت و گزارش شده اند. این می تواند به کسب و کارها درک روشنی از سلامت مالی خود ارائه دهد و از انطباق با مقررات فدرال اطمینان حاصل کند.

چه کسی مسئول اجرای چرخه حسابداری است؟

معمولاً حسابداران برای مدیریت و انجام وظایف حسابداری مورد نیاز چرخه حسابداری به کار گرفته می شوند. اگر یک تجارت کوچک یا فروشگاه تک نفره درگیر باشد، مالک می‌تواند وظایف را انجام دهد یا کار را به یک شرکت حسابداری برون سپاری کند.

چرخه حسابداری یک فرآیند حسابداری جامع است که در یک دوره حسابداری شروع و به پایان می رسد. این شامل هشت مرحله است که ثبت و گزارش مناسب تراکنش های مالی را تضمین می کند. هنگامی که دفاتر یک شرکت بسته می شود و چرخه حسابداری برای یک دوره به پایان می رسد، با دوره حسابداری بعدی و معاملات مالی از نو شروع می شود.